Quem faz o quê?

Escrito por Pellegrino -

Quando a função de cada colaborador está bem definida, a empresa trabalha com menos conflitos e mais segurança

Por Tatiana de Almeida Prado

Qual é o meu papel nesta empresa? Parece uma pergunta filosófica, mas não é. Ela pode, inclusive, estar neste exato momento passando pela cabeça do seu colaborador,

perdido entre tantas tarefas a serem executadas no dia a dia. O acúmulo e o desvio de funções, e até a glamourização da figura do faz-tudo, é uma realidade dentro das organizações. No entanto, a falta de um descritivo de cargos pode ser prejudicial para a saúde do estabelecimento comercial (e a do empregado também).

Equipes enxutas precisam trabalhar em sintonia para que o negócio funcione de forma harmônica. Cada pessoa ocupa um papel essencial dentro desse fluxo e, quando não há clareza sobre o que está sob a sua responsabilidade, o trabalho rapidamente se dispersa. Tarefas se acumulam em algumas mãos, enquanto outras ficam ociosas, responsabilidades se confundem, e gargalos se tornam mais difíceis de identificar.

“A clareza de cargos é justamente o que permite que uma equipe pequena funcione com a eficiência de uma grande operação”, acredita Ana Cláudia Peixoto, gerente de Gente da Sólides, plataforma de tecnologia especializada em gestão de pessoas.

A empresa ganha em previsibilidade, rapidez e organização, e isso não é só gestão: é estratégia. “Estruturar cargos ajuda o gestor a identificar talentos, medir desempenho e criar uma base sólida para escalar o negócio de forma sustentável, porque você passa a enxergar claramente como cada peça do time contribui para o resultado final”, completa Ana Cláudia.

Quando um balconista, contratado para atendimento ao cliente e venda de peças, passa a realizar também tarefas do financeiro, como emissão de boletos, fechamento de caixa, pagamento de fornecedores ou conciliação bancária, parece vantajoso no papel, mas na prática costuma gerar o efeito contrário, se transformando em uma fonte de ineficiências. “Um exemplo é a queda na qualidade do atendimento, pois o cliente pode ser direcionado para várias pessoas sem que nenhuma resolva de fato a sua demanda”, explica a gerente.

Sem falar da possibilidade de uma sobrecarga mental nos colaboradores, que precisam constantemente trocar de tarefa; e um aumento significativo de retrabalho, pois a falta de um dono para cada processo faz com que detalhes importantes se percam. Além disso, quando não existe um responsável claro por cada processo, surgem conflitos como “quem deveria terfeito?”, e as tarefas menos desejadas acabam sempre sobrando. Esse jogo de empurra desgasta o time e prejudica a cultura da empresa.

Organize-se

A organização de cargos funciona como um mapa operacional: define quem faz o quê, de que maneira e com qual objetivo. A boa notícia é que ela não precisa ser um processo complexo. Com alguns passos estruturados, é possível criar papéis claros, distribuir responsabilidades e melhorar a eficiência da operação. A primeira tarefa é mapear todas as atividades realizadas no dia a dia da empresa, como atendimento ao cliente, controle de estoque, compras, financeiro, contas a pagar, entre outras. Com esse levantamento em mãos, fica mais fácil agrupar atividades por afinidade e transformá-las em cargos. Com base nisso, cada função deve ser descrita com objetividade, destacando as suas responsabilidades e os resultados esperados. “O objetivo não é burocratizar, é tornar o fluxo mais claro e funcional”, reflete Ana Claudia.

Com os cargos definidos, o passo seguinte é comunicar a equipe. Explicar as razões da reestruturação, demonstrar como ela agiliza o trabalho do time e ouvir sugestões de quem está na linha de frente. Para muitas empresas, esses ajustes proporcionam clareza imediata, reduzem ruídos internos e evitam conflitos que nascem justamente da falta de definição sobre quem faz o quê. “No atendimento ao cliente, o efeito é rapidamente observado: profissionais mais preparados, que conhecem os produtos, entendem o estoque e sabem como solucionar as principais demandas. E atendimento especializado no varejo de autopeças é sinônimo de confiança e fidelização”, alega a gerente. Lembrando ainda que cargos mal estruturados também dificultam as contratações porque o recrutamento se torna impreciso, aumenta o tempo de seleção e eleva a chance de trazer a pessoa errada para a função.

Atualmente, existem soluções de gestão de pessoas práticas e com custo acessível pensadas para a realidade das pequenas e médias empresas. Essas plataformas centralizam informações cruciais, como a descrição de cada cargo, os objetivos de cada função e os dados dos colaboradores, poupando um tempo valioso que pode ser reinvestido em outras prioridades do negócio.

Desvio versus acúmulo

A falta de definição dos cargos não é apenas uma falha de gestão: ela pode gerar prejuízos também no campo jurídico. Sem parâmetros sobre o que cada colaborador deve realizar em suas obrigações diárias, dois cenários se tornam comuns: o desvio e o acúmulo de função. “Trata-se de matéria habitual nos processos trabalhistas, pois representam uma alteração do contrato de trabalho em prejuízo do empregado quando este assume tarefas e responsabilidades incompatíveis com aquelas previstas para a sua função e sem a respectiva contraprestação salarial”, esclarece a advogada Saléte Maceti, especializada em direito trabalhista.

Desvio de função é quando o funcionário realiza tarefas diferentes daquelas para as quais foi contratado. Ou seja: ele foi contratado para um determinado trabalho, mas atua em outro. Já o acúmulo de função acontece quando o colaborador executa, além de suas atividades originais, tarefas que não estavam previstas. Nesse caso, ele não deixa de fazer o que lhe cabe, mas ganha responsabilidades extras sem receber por isso.

A consequência para os casos de desvio de função é a condenação ao pagamento das diferenças de valores entre o salário do cargo contratado e aquele efetivamente exercido. Já para o acúmulo de função, em regra, é fixada uma porcentagem de acréscimo sobre o valor salarial. “Uma condenação impacta de forma significativa uma empresa, pois os valores devidos são somados, corrigidos e acrescidos de juros legais”, diz Maceti.

Para evitar ações que questionem desvios ou acúmulos de funções, a empresa deve formalizar as descrições de cargos, definindo as atribuições de cada um deles. Além disso, o contrato de trabalho e demais documentos devem estar de acordo com a descrição da função. “Mas não basta escrever. É fundamental treinar os gestores para que não permitam o desempenho de tarefas ou responsabilidades para as quais os empregados não foram contratados”, orienta a advogada. É comum o empregado atuar em outras atividades visando apenas colaborar, mesmo sem uma ordem para agir assim. Porém, é preciso cuidado: a situação pode gerar passivo trabalhista para a empresa

Saléte: “Treinar os gestores para evitar processos trabalhistas”